データ入力の仕事内容とは？特徴と注意点について解説！

そもそもデータ入力って何をするの？

まずは、データ入力という仕事の概要から解説していきます。
データ入力業務とは、その名の通りデータをパソコンに入力していく単純作業系の仕事です。
基本的にはExcelが扱えれば可能な仕事です。
とはいえ、Excelには多くのショートカット仕様が存在しており、それらを知っているかどうかで業務の効率や快適さはかなり異なってくるでしょう。
データ入力業務にあたる際は、基本的なショートカットを覚えておくか、一覧になっている画像をネットからプリントしておくのがおすすめです。
また、場合によっては電話応対オペレーターも兼ねることもあります。
応募の際には十分チェックしておきましょう。

入力するデータの内容

データ入力業務の概要がわかったところで、入力するデータの内容についても説明しておきましょう。
結論からいえば、入力するデータの幅はかなり広いです。
以下に例を列挙していきます。

【データ内容】

• 顧客情報
• 契約書の内容
• 売上伝票の記録
• アンケートの回答
• 画像やPDFデータに書かれた文章
• インタビューなど音声データの書き起こし
• その他手書きメモ

データ入力業務のメリット

ここまで、データ入力業務の概要と、入力データの内容について解説してきました。
ここからは、そんなデータ入力業務のメリットについて解説していきます。
ここでは、代表的なメリットである以下の3つを見ていきましょう。

【メリット】

• PCスキルを伸ばせる
• ブランクがあっても働きやすい
• 服装の自由度が高い

それぞれ解説していきます。

PCスキルを伸ばせる

まず1つ目のメリットは、PCスキルを伸ばせることです。
ほぼすべてのデータ入力業務はPCを使用します。
そのため、PCスキルは否が応でも上がります。
また、使うスキルは基本的でありながら、それゆえに重要なスキルばかりです。
汎用的なPCスキルを高めたい人にはおすすめの職種といえるでしょう。

ブランクがあっても働きやすい

2つ目のメリットは、ブランクがあっても働きやすいという点です。
複雑な行程はあまりなく、単純作業のためブランクもあまり響きません。
PCを使う性質上、OSのアップデートによるUIの変更に適応する必要はあるものの、慣れるのにそこまで長い時間を要することもないでしょう。

服装の自由度が高い

3つ目のメリットは、服装の自由度が高いということです。
在宅ワークでデータ入力を行う場合、もちろん服装は自由です。
おしゃれな私服や楽なダル着、パジャマで作業を行うことさえできます。
また、在宅ワークでない場合にも、服装の自由度は比較的高いでしょう。
というのも、顧客と顔を合わせない仕事のため、私服を許可しているケースが多くあります。
おしゃれが好きな人だけでなく、スーツが苦手な人にもおすすめです。

データ入力業務のデメリット

ここまで、データ入力業務のメリットを3つ紹介してきました。
ここからは、反対にデータ入力業務のデメリットについても解説していきます。
ここでは以下の2つを紹介します。

【デメリット】

• 単純作業が多い
• 目や体に疲労がたまりやすい

それぞれ見ていきましょう。

単純作業が多い

1つ目のデメリットは、単純作業が多いことです。
単純作業であることは、何も考えずに作業ができたりブランクの影響が少なかったりというメリットもあります。
しかし、その反面退屈を感じる人も少なくないでしょう。
それだけでなく、作業中の成長や知識の増加が感じられないことから、時間を無駄にしている感覚になるかもしれません。
また、人によってはそもそも単純作業が苦手というケースもあります。

目や体に疲労がたまりやすい

2つ目に紹介するデメリットは、目や体に疲労がたまりやすいという点です。
常にPCの画面を見続けるため目へのダメージは大きく、座りっぱなしの作業になるため腰への負担も少なくありません。
それだけでデメリットですが、そのデメリットを克服するためのグッズ、ブルーライトカット眼鏡や腰のサポーター、負担軽減クッションなどを買う場合には、追加の出費も出てしまうでしょう。

データ入力業務の注意点

ここまで、データ入力業務のメリットとデメリットをそれぞれ見てきました。
ここからは、データ入力業務を行ううえでの注意点、以下の4つについて解説していきます。

【注意点】

• 入力ミスのチェック
• 情報管理の徹底
• 積極的なコミュニケーション
• 適度な休憩時間の確保

どれもデータ入力業務を行うのに必須級のポイントです。
それぞれ確認していってください。

入力ミスのチェック

データ入力業務は「入力する」までが仕事ではなく「正しく入力を終える」までが仕事です。
当然といえば当然ですが、入力ミスのチェックは必ず行わなければなりません。

情報管理の徹底

入力するデータは往々にして重要度の高い情報です。
扱いには十分に注意し、決して流出することがないようにしましょう。
漏洩の危険性が高いため、フリーWi-Fiの使用も避けましょう。

積極的なコミュニケーション

意外かもしれませんが、積極的なコミュニケーションも重要です。
データはすべて、入力して完結するものではありません。
データはほかの人が採取したものであり、同時に、まとめたデータは後ほど誰かが使うものでもあります。
そのため、報連相は必要不可欠です。

適度な休憩時間の確保

目や体への負担が大きいため、適度な休憩時間も確保しましょう。
身体を労るためであるのはもちろんですが、無意識にたまった疲労はケアレスミスを引き起こします。
それを避けるためにも休憩はこまめにとりましょう。

データ入力業務が向いている人の特徴

最後に、データ入力業務が向いている人の特徴を紹介します。
代表的な例は以下の3つです。

【向いている人】

• 集中力や忍耐力がある人
• 効率を考えるのが好きな人
• PCスキルに自信がある人

それぞれ解説していきます。

集中力や忍耐力がある人

データ入力業務は、同じ場所で同じ作業を黙々と行う仕事です。
そのため、集中力や忍耐力は大いにパフォーマンスへ影響するでしょう。
淡々と単純作業ができる人にはおすすめです。

効率を考えるのが好きな人

よく単純作業は「何も考えなくていい」と表現されますが、やりがいがゼロというわけではありません。
「短時間でより多くのデータを入力できるように」「より楽に作業ができるように」と効率を極めることは十分やりがいになりえます。
効率化が好きな人にもおすすめの仕事です。

PCスキルに自信がある人

サッカー選手がサッカーボールの扱いに長けているように、PCを使うデータ入力業務者はPCスキルに長けています。
逆を返せば、PCスキルに長けている人はそれだけで大きなアドバンテージとしてデータ入力業務に打ち込めます。

データ入力の仕事内容として入力するデータはさまざま

データ入力の仕事内容は、PCでさまざまなデータを入力するものです。
重要かつ必要不可欠な仕事でありながら、単純作業ならではのメリットがたくさんあり、今の時代では必須となるPCのスキルも上げられます。

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